このニュースレターでは、2024年4月6日に施行された新しい法定フレキシブル勤務の枠組みについて要点を解説するとともに、雇用主が直面する一般的な質問にお答えします。
フレキシブル勤務とは？
イングランド及びウェールズでは、従業員はフレキシブルな勤務形態を申請する法的権利を有します。ある個人の通常の勤務形態と異なる勤務スケジュールは、フレキシブル勤務と呼ばれます。在宅勤務、パートタイム勤務、時短勤務、フレキシタイムなどがこれにあたります。フレキシブル勤務の要請は日付入りの書面で行い、申請が法令で定められた手続きに基づいて行われたことや、申請する変更の内容、以前に申請を挙げたかどうかを明記しなければなりません。
雇用主は従業員が申請する変更に同意しなければなりませんか？
いいえ、ただし雇用主が法定のフレキシブル勤務申請を拒否できるのは、8つの特定の業務上正当な理由のうちいずれかに該当する場合のみです。
- 追加コストの負担
- 既存スタッフの間で仕事を再編成することができない
- 追加スタッフの採用ができない
- 品質への悪影響
- パフォーマンスへの悪影響
- 顧客の要望に応じることができない
- 従業員が希望する労働時間では十分な仕事ができない
- 予定されている社内の組織再編
フレキシブル勤務制度の主な変更点は何ですか？
2023年雇用関係法は、フレキシブル勤務制度にいくつかの変更をもたらし、2024年4月6日に施行され、2014年以来最大の制度変更となりました。
主な変更点は以下の通りです。
- 雇用初日からの権利：フレキシブル勤務を申請する権利が雇用初日からの権利となったため、勤続年数に関係なく、すべての従業員がフレキシブル勤務を要求する権利を持つ（変更前は26週間の勤続が必要だった）。
- 協議の義務化：雇用主が申請を拒否する前に、その申請について従業員と協議することが義務付けられた。従業員の申請を受け入れることを既に決めている場合は、従業員との協議の場を持つ必要はないが、フレキシブル勤務のポリシーでそのことを明確にしておく必要がある。
- 2ヶ月の回答期限：雇用主がフレキシブル勤務の申請について決定するまでの期間が3ヶ月から2ヶ月へ短縮され、これには不服申し立てへの対応も含まれる。この期間は明示的な合意により延長することができる。
- 2回の法定申請：従業員は12ヶ月間のうち2回まで法定申請が可能（以前は1回のみ）。
- 雇用主に与える影響：新ルール以前は、その申請が雇用主にどのような影響を与えるかを従業員が説明する必要があったが、これは削除された。
- ACASの法定行動規範の改定：フレキシブル勤務の申請に関するACASの法定行動規範の改定版も施行されたため、申請に対応する際にはこれに従う必要がある。同規範で雇用主は、それぞれの状況は個々の事実に基づいて考慮されるべきであり、すべての申請を一律に拒否するようなアプローチや方針を適用すべきではないことを念頭に置き、まず何が実行可能かを考えるべきであると提言している。
雇用主は、当初の申請に応えられない場合、代替案を検討すべきでしょうか？
はい、雇用主は合理的な方法で申請に対応しなければなりません。従業員から申請された勤務形態に対応できない場合でも、両者が満足する合意に達することは可能でしょう。提案された代替案については従業員と話し合う必要があります。例えば、トライアル期間を設けた上で、別の勤務形態を認めることも選択肢の一つです。
雇用主が注意すべき法的リスクはありますか？
法定手続きに基づいて申請を行った従業員は、雇用主が法定手続きを正しく行わなかったとして訴訟を起こす可能性がありますが、より大きな法的リスクは、例えば、従業員が家族休暇から復帰する際に申請を行った場合や、育児に関連する理由で申請を行った場合、2010年平等法（Equality Act 2010）の定義において障がいに該当する可能性のある健康状態であるために申請を行った場合などに生じます。
雇用主が今取るべき措置はありますか？
すべての雇用主はこの法改正を確実に反映させるため、フレキシブル勤務ポリシーを更新する必要があります。 雇用主は申請に対応する期間が2ヶ月しかないため、申請内容を確認して迅速に対応するためのプロセスを確実に整備し、管理職も適切なトレーニングを受ける必要があります。
3CSにできること
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