영국에서 외국인 직원 채용을 위한 스폰서 라이선스를 보유한 기업이라면 반드시 지켜야 할 법적 의무사항들이 있습니다. 영국 Home Office가 정한 규정들은 라이선스를 보유하는 동안 지속적으로 적용되며, 만약 이를 제대로 준수하지 않는다면 라이선스 취소라는 치명적인 결과에 직면할 수 있습니다.
스폰서 기업은 기록 관리, 각종 보고, 직원 관리감독 등 모든 영역에서 엄격한 기준을 충족해야 합니다. 이는 단순한 권고사항이 아닙니다. 영국의 이민통제 정책을 실질적으로 뒷받침하는 핵심 역할이기 때문입니다. 이번 뉴스레터에서는 스폰서 기업들이 가장 궁금해하시는 실무적인 질문들에 대해 상세히 안내해드리겠습니다.
스폰서 기업이 지켜야 할 의무(duties)는 무엇인가요?
스폰서 기업은 정확한 기록 관리, 스폰서 직원 관리감독, 주요 변경사항 보고라는 세 가지 의무를 이행해야 합니다. 구체적으로는 직원들의 여권 비자 사본 보관, 비자 만료일 관리, 연락처 정보 업데이트, 출근 현황 기록 유지 등의 업무가 포함됩니다. 또한 스폰서하는 직원에게 비자 조건에 부합하는 적정 급여와 업무를 제공하는 실질적인 고용 관계를 유지해야 합니다.
회사의 HR시스템은 규정 위반 사항을 즉시 파악하고 Home Office에 제때 보고 할 수 있을 만큼 체계적이여야 합니다. 따라서 모든 기록을 빠짐없이 관리하고 스폰서 관련 정보의 정확성을 지속적으로 점검할 수 있는 체계적인 관리 시스템 구축이 필수입니다.
Home Office에 무엇을 보고해야 하나요?
스폰서 기업은 온라인 스폰서 관리 시스템 (Sponsor Management System, SMS)을 통해 회사나 스폰서 직원에게 발생하는 모든 변동사항을 신고해야 합니다. 구체적으로 직무 변경, 급여 인상·인하, 근무지 이전, 중도 퇴사 등이 해당됩니다.
특히 스폰서한 직원이 사전 승인 없이 10일 이상 연속 결근할 경우에도 반드시 신고해야 합니다 이러한 보고서는 통상 10-20일의 업무일 내에 제출해야하며, 신고 기한을 놓치면 규정 위반 사유가 될 수 있습니다.
우리 회사도 Home Office의 감사 대상인가요?
Home Office는 언제든지 현장 감사를 실시할 수 있습니다. 감사는 예고없이 진행될 수도 있고 사전 공지 후 실시될 수도 있으며, 직접 방문하거나 화상회의로도 진행됩니다.
감사 과정에서는 회사의 HR시스템이 규정에 부합하는지, 모든 스폰서 관련 기록들이 정확하게 관리되고 있는지를 점검합니다. 또한 스폰서한 직원들이 실제로 해당 업무에 종사하고 있는지, 스폰서십 증명서(CoS)에 명시된 조건대로 근무하고 있는지, 그리고 모든 스폰서 의무사항을 제대로 이행하고 있는지도 면밀히 확인합니다.
규정을 준수하지 않으면 어떻게 되나요?
스폰서 의무 위반 시 Home Office는 위반 정도에 따라 차등적으로 대응합니다. 경미한 위반의 경우에는 내부 절차 점검이나 공식 개선안 (formal improvement plan) 제출을 요구받게 됩니다.
하지만 심각하거나 지속적인 위반 사항이 발견되면 조사 기간 동안 라이선스가 일시 중단될 수 있습니다. 특히 중대한 위반이나 반복적인 문제 발생 시에는 라이선스 완전 취소로 이어져 더 이상 외국인 직원을 고용할 수 없게 됩니다. 따라서 평소 스폰서 컴플라이언스 의무를 빠짐없이 준수함으로써 리스크를 예방하고 안정적으로 해외 인재를 채용할 필요가 있습니다.
How 3CS can help
3CS는 기업들의 스폰서 규정 준수를 위해 Level 1 user서비스와 트레이닝 등을 지원하고 있습니다. 3CS의 이민법팀은 각 기업의 상황에 맞는 실무 컨설팅과 체계적인 실무 교육을 통해 법적 요구사항을 충족할 수 있도록 도와드립니다.
효율적인 기록 관리와 시기적절한 리포팅 시스템 구축을 통해 Home Office의 예고 없는 감사에도 언제든 대응할 수 있는 준비를 갖추실 수 있습니다.
비자 스폰서 라이선스를 안전하게 유지하기 위한 자문이 필요하시면, 언제든지 문의주세요.
