この11ヶ月間、雇用主は、一時自宅待機(Furlough)契約の導入や整理解雇(redundancy)の実施、Covid関連の欠勤への対応、安全な職場づくり、制限のために海外旅行が出来ない場合のスタッフへの年次休暇取得の説得など、大きな課題に直面してきました。また、2020年末には、EU離脱の移行期間も終了しました。
英国で最初の全国的ロックダウンの1周年が間近に迫っており、また政府は3月3日に予算について発表する予定であることから、本ニュースレターでは、貴社のビジネスが一歩先を行くために検討するべき分野をいくつか見て行きます。
- 一時自宅待機(Furlough) の助成金および通知期間 - 2020年12月1日以降に開始した一時自宅待機(Furlough)の請求期間について、雇用主は、従業員が自主的に退職した場合を含め、一時自宅待機(Furlough)の従業員の契約上または法定の通知期間の日数について助成金を請求することができなくなりました。これは、通知期間を勤めており、通知期間の代価としての支払いでない限りは通知期間の請求を認めていた以前の同制度の規則からの変更です。したがって、整理解雇(redundancy)プログラムを含む潜在的な解雇費用を計算する場合には、この最新のガイダンスに留意する必要があります。
- 在宅リスクアセスメントおよび柔軟な働き方 - 法律上、雇用主は、在宅勤務を含む全従業員の健康および安全に対する責任を負います。したがって、企業が従業員の在宅勤務のリスクアセスメントを未だ実施していない場合には実施する必要があります。まもなく、多くの人が在宅勤務を始めて１年が経ちます。本来は一時的なものであるはずだった取り決めが、恒久的に、少なくとも週の何日かが在宅勤務という事になるかもしれません。
柔軟な労働要請に関する明確なポリシーがありますか。管理職は、部下からの柔軟な労働要請に対処する方法を十分に理解していますか。
現時点で、リスクアセスメントを実施する最も安全な方法は、従業員に自宅で安全に仕事をするための情報を提供し、自宅の労働環境や機器について自己評価をしてもらうことです。リスクアセスメントは適切なものでなければなりませんが、新たなオフィス機器の購入など、会社が不注意に高額な義務を負うことがないように気を付けましょう。とはいえ、状況によっては、例えば従業員が障害を持っている可能性がある場合に特殊な機器を提供するなど、雇用主は合理的な調整を行う義務を負うかもしれません。従業員が安全かつ健康に在宅勤務をするために変更が必要な場合には、もちろん雇用主はその義務を負うことになります。従業員自身もまた、自分自身の健康と安全のために合理的な配慮をする責任があります。
2020年初期に実行したリスクアセスメントの見直しは行いましたか。スタッフの健康、安全、福祉に関する最新の情報を確認してください。
- 整理解雇(redundancy)プログラムの計画 - 4月末に終了予定の一時自宅待機(Furlough)制度で、多くの企業は、自社の全スタッフを雇用し続けることができるどうかかの問題に意識を向けるでしょう。企業が90日間に20名以上を整理解雇(redundancy)するため、集団協議義務が発動される場合、適切な労働組合または既存のスタッフの代表者と集団協議を行い、協議を開始するための30日間(100名以上の整理解雇(redundancy)の場合は45日間)の最低コンサルテーション期間を守る必要があります。代表者を任命し、遠隔で選挙を実施するという実務的な課題があるため、さらに前もって計画を立てておくとよいでしょう。これらの問題が、貴社の事業に適用される(個人であるか集団であるかを問わず)整理解雇(redundancy)の協議期間にどのような影響を与えるかについて考慮する必要があります。
法定の(および増額された)整理解雇(redundancy)手当の受給資格の潜在的なコスト、および通知期間をどのように処理したいかを検討してください。一時自宅待機(Furlough)制度では通知期間の手当はもはや支払われないことに注意してください。
- スタッフに休暇を予約させること - 多くの企業は現在、大量の未取得の休暇をもつ従業員を抱えるという不本意な状況に陥っています。もし貴社の休暇年度が3月末で終了する場合、従業員に今すぐ休暇を予約するよう積極的に働きかけ、労働者に一時自宅待機(Furlough)の間に休暇を取得するよう要請することが不可欠です。コロナウイルスにより、労働者が取得資格のある休暇の一部または全部を取得することが合理的に実行できないため、2020年労働時間(コロナウイルス)(修正)規則(Working Time(Coronavirus) (Amendment) Regulations 2020)の下で年次休暇の繰り越を認めていたとしても、旅行の制限にかかわらず、休暇を予約して取得させるよう、従業員にリマインドさせる価値があります。多くの従業員は、海外旅行ができるようになるまで待ちたいと思っていますが、旅行の制限がここ数か月続くように設定されていることを踏まえると、年次休暇の使用に対する消極的な態度は、今年後半のビジネスに更なる困難を引き起こすだけでしょう。
- IR35の変更 - 多くの雇用主は、2021年4月6日より、すべての中規模および大規模の民間企業が、仲介業者を通じて請負業者と取引する際に、雇用形態を決定する責任を負うことになることを、十分に認識していることでしょう。すなわち、もしIR35が適用される場合、労働者の報酬は税金および国民保険料の源泉徴収の対象となる、ということです。新規則で捕捉される可能性を特定するため、現在貴社で働くすべての請負業者の十分な見直しを実施することをお勧めします。もしIR35の適用範囲に該当する可能性のある請負業者が多数いる場合には、実際のコストや追加の給与負担がどのくらいになるのかを検討してください。契約解約を検討しているのであれば、新規則の施行前に実施する方が賢明でしょう。新規則施行後に、税務上の雇用状態であると判断された場合には、整理解雇(redundancy)および不公正解雇の主張に対する弁護を行うことが、より困難になる可能性があります。もちろん、IR35の変更は、真の自営業者には影響しません。
雇用主へのアドバイス
雇用主と従業員の両方にとって依然として困難で不確実な時期ですが、予防接種プログラムの実施により(最新のニュースレターはこちらをご覧ください)、そう遠くない将来に通常の状態に戻ることが期待されています。そうはいっても、在宅勤務の増加、(例えばCovidの長期疾患による)病気関連の問題、従業員の精神的な負担など、長期的な課題があると思われます。また、一時自宅待機(Furlough)の終了が近づくにつれ、大規模な失業が続くと予想されます。労働力の変更をする場合には早めに計画することを強くお勧めします。貴社をどのようにサポートできるかについては、3CSにご連絡ください。
