2026年3月6日以降、スポンサーライセンス保有者は、スポンサー対象労働者に対して、その雇用上の権利に関する情報を提供することが義務付けられています。
この規則改定は、英国政府の「雇用主と教育者のスポンサー資格のガイダンス（Sponsorship: guidance for employers and educators）」において行われたものです。同ガイダンスのAppendix D（以下「本別紙」といいます）は記録保持義務について言及しており、次のように定めています：
関連する範囲で、以下については、その写しをすべて保管しなければなりません：
- 英国における雇用上の権利に関する情報をスポンサー対象労働者に提供した証拠（Part 1: Apply for a licenceの第L2条に規定）－ 例えば、労働者に提供した書面に記載された情報の写し（雇用契約書に含めることも可能）や、労働者に提供した研修または意識向上のためのコースの記録。
この規則はどの労働者に適用されますか？
本別紙は、以下のルートでスポンサーされる労働者を含みます：
- 労働者ルート：技能労働者（Skilled Worker）、シニアまたはスペシャリストワーカー（Senior/Specialist Worker）（Global Business Mobility）（つまり、本社からの駐在員にも適用されます）、T2宗教指導者（T2 Minister of Religion）、国際スポーツ人材（International Sportsperson）
- 一時労働者ルート：チャリティーワーカー（Charity Worker）、クリエイティブワーカー（Creative Worker）、Global Business Mobilityルート（シニアまたはスペシャリストワーカーを除く）、政府公認交換プログラム（Government Authorised Exchange）、国際協定（International Agreement）、宗教従事者（Religious Worker）、スケールアップ（Scale-up）または季節労働者（Seasonal Worker）
- 上記各ルートの前身となるルート
記録保持要件
政府の「労働者および一時労働者：スポンサー向けガイダンス（Workers and Temporary Workers: guidance for sponsors）」の第L2.7項では、次のように記載されています：
- スポンサーするすべての従業員または労働者に対して、この情報を提供していることを示す人事システムまたはプロセスを整備していなければなりません。また、本ガイダンスの別紙Dに従って、スポンサーするすべての労働者についてこの証拠を保持しなければなりません。
保持すべき文書には、雇用契約書、従業員ハンドブック、雇用ポリシー、研修記録に加え、当該情報が従業員に提供され、かつ従業員がそれを受領したことを示す証拠が含まれます。
これらの文書は電子形式または紙媒体のいずれでもよく、UKVIの職員による検査に対応できる状態で保管されていなければなりません。
記録はどのくらいの期間保持しなければなりませんか？
記録は、労働者がスポンサー対象となっている期間中、および次のいずれか早い時点まで保持する必要があります：
- 労働者に対するスポンサーが終了した日から1年後、または
- スポンサー終了後1年未満の場合、コンプライアンス担当官が当該記録を審査し承認した日
労働者にはどのような情報を提供すべきですか？
労働者が受け取るべき情報には、以下が含まれますが、これらに限定されるものではありません：
- 全国最低賃金（National Minimum Wage）の受給資格
- 最大労働時間および休憩取得権を定める労働時間規則（Working Time Regulations）の内容
- 年金自動加入制度に関する情報およびオプトアウトの選択権
- 有給休暇、傷病手当、出産・父親の育児手当、および共有育児休暇（shared parental leave）を含む法定休暇および手当の内容
- 安全衛生に関する権利
- 労働組合への加入権
- 平等法（Equality Act）による保護および差別を受けない権利に関する情報
- 苦情申立てを行う権利の内容
新規則へのコンプライアンス確保
雇用主は、強固かつ包括的な雇用契約書を整備することにより、これらの要件へのコンプライアンスを確実にすることができます。必要に応じて、別途従業員ハンドブックやポリシーを作成し、新たな労働者の雇用開始時に提供することも可能です。
署名済みの受領書を保管することで、雇用主は、スポンサー対象労働者が必要な情報を受け取ったことを証明できるようになります。
変更事項は書面で明確に通知し、従業員に通知された証拠を保持しておく必要があります。
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