對於擔保移民員工的雇主而言,薪資合規有時看似相當簡單:確認員工的薪資符合適用的薪資門檻及職位標準薪資(going rate),並確保實際支付該金額即可。
但在實務上,相關規則可能更為複雜。英國內政部(Home Office)在進行稽核時,會核對實際薪資支付情況是否與擔保證明(Certificate of Sponsorship,CoS)所列金額,以及員工實際的工作模式相符。因此,雇主應審慎確保薪資安排持續符合當初擔保該員工時所依據的條件。
薪資必須持續一致地支付
英國內政部表示,將定期檢查擔保雇主是否至少按照員工 CoS 所列的薪資支付報酬,包括透過合規檢查,以及直接與英國稅務海關總署(HMRC)的紀錄進行核對。對於技術工作簽證(Skilled Worker)持有人而言,除非另有指定不同的支付頻率,例如其工作時數/薪資每月有所不同、採每週支付等情況,否則一般亦須至少按月依規定支付薪資。
這意味著,雇主不得假設可以在數個月內向員工支付低於規定的薪資,之後再以一次性付款補足先前的差額。
加班可能產生較不明顯的問題
若受擔保員工經常工作的時數超過其 CoS 所列的時數,雇主亦應特別留意。
大多數職業的職位標準薪資是以每週工作 37.5 小時為基準,並根據 CoS 所列的每週工作時數按比例計算。然而,值得注意的是,在評估是否符合職位標準薪資要求時,員工每週的所有實際工作時數均會納入計算。
例如,假設某名員工受擔保每週工作 37.5 小時,其薪資恰好足以符合適用的職位標準薪資要求。如果該員工經常需要延長工作時間,但這些額外工時並未獲得薪資,則按比例計算後,其薪資可能不足以符合要求。英國內政部會考慮員工實際工作的時數,而不僅僅是僱傭合約或 CoS 上所列的時數。
例如,如果每週工作 37.5 小時的職位標準薪資為 £45,000,而員工實際每週工作 45 小時,則其薪資須達到 £54,000,才能完全符合職位標準薪資要求:
£45,000 ÷ 37.5 × 45 = £54,000。
雇主應該採取哪些行動?
這並不意味著員工每次加班都需要重新檢討其薪資。然而,公司應能夠向英國內政部說明(例如在合規稽核期間),其如何監控受擔保移民員工的工作時數,以確保薪資根據實際工作時數計算後仍符合規定。當無薪加班或額外工時成為員工固定工作模式的一部分時,尤其容易產生相關問題。
因此,雇主應考慮:
- CoS 所列的工作時數是否仍能反映員工實際的工作模式;
- 薪資處於或接近最低要求的受擔保員工,是否經常需要額外工作;
- 加班是否有支付薪資;如有,計入後的總薪酬是否足以符合適用的薪資計算要求;
- 工作模式或合約安排如有正式變更,是否需要向英國內政部申報;以及
- 薪資紀錄是否能證明員工的薪資支付符合擔保規定。
對於薪資僅略高於最低要求的擔保雇主而言,這一點尤其重要。若某名員工的擔保薪資恰好等於最低薪資要求,但實際上經常工作的時數大幅超過原先預期,即使其年度合約薪資並未改變,仍可能產生合規問題。
因此,定期檢視受擔保員工的薪資、工作時數及薪資紀錄,是維持擔保合規的重要措施之一——尤其是在公司內部重組、工作模式發生變化,或員工持續一段期間大量加班之後。
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